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健康保険被扶養者(異動)届の添付書類「住民票の写し」の取扱いについて

150010-461-155-354 更新日:2018年10月1日 印刷する

(旧社会保険庁:平成21年7月27日)電子申請の利用拡大に向けて、健康保険の被扶養者が被保険者と同一世帯に属していることを証明する「住民票の写し」をスキャニングで電子ファイル化し、電子申請を行う際の添付ファイルとして提出することが平成21年8月1日から可能となっております。

1.背景

(1)オンライン利用促進のための行動計画及びオンライン利用拡大行動計画

電子申請の利用促進については、これまで、ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。「IT新改革戦略」(平成18年1月19日IT戦略本部決定)(PDF 161KB)新規ウインドウで開きます。「オンライン利用促進のための行動計画」(平成18年3月29日厚生労働省情報政策会議決定、平成19年3月27日改定)(外部リンク)に基づき利用促進の取組を実施してきたところです。
その後、国民や企業による利用頻度が高い手続(年間申請件数100万件以上の手続等)について、旧社会保険庁をはじめ政府全体としての重点的な取組が明示されたダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。「オンライン利用拡大行動計画」が決定(平成20年9月12日IT戦略本部決定)(PDF 1,742KB)されたところです。
この行動計画において、被保険者が事業主を経由して行う「健康保険被扶養者(異動)届」については、電子申請利用促進の重点手続に位置づけられているところです。

(2)社会保険労務士会連合会からの要望

一方、全国社会保険労務士会連合会からオンライン利用拡大に向けて、届書の添付書類を省略する旨の要望を受けており、それを受けて、ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。年金業務・組織再生会議(平成20年3月26日開催)(PDF 410KB)において、添付ファイルの省略等について検討をすることとされていたところです。

2.実施内容

(1)「住民票の写し」の提出要件

現在、被扶養者(異動)届に添付している「住民票の写し」については、直系尊属、配偶者、子、孫及び兄姉弟妹以外の方を被扶養者とする場合は、同居していることが要件の一つです。被保険者と扶養認定を受ける方の同居の確認については、日本年金機構で確認を行うため、原則、書類の添付は不要ですが、確認ができない場合には、住民票の写しの提出を求めることがあります。(内縁関係の場合または被扶養者が海外に在住している場合を除きます。)

(2)電子申請における「住民票の写し」の提出方法

電子申請の利用促進の一環として、電子申請で被扶養者(異動)届を提出する場合に限り、スキャナによる添付ファイルによる提出を認めることとします。

(3)当該措置を社会保険労務士限りとする理由

社会保険労務士については、国家資格を有し、社会保険各法における専門性を有していること、また、社会保険労務士法で不正行為の指示等の禁止(同法15条)、信用失墜行為の禁止(同法第16条)、秘密を守る義務(同法第21条)及び罰則規定等の特殊性を有していること。
また、社会保険労務士は、被保険者から提出された当該届書及び添付書類(原本)については、社会保険労務士で届出後2年間(法定保管期限)は、保管していただくこととなっています。
したがって、社会保険労務士は、年金事務所等が必要に応じて、当該「住民票の写し」について事実確認を行う体制となっています。

(4)当該措置を電子申請に限る理由

当該届書については、被保険者本人が被扶養者としての異動を知り得る唯一の者であるため、届出義務を課しているものです。
そのため、被保険者が事業主への届出は、従来通り紙で提出することとなっており、「住民票の写し」を提出することとなっています。
現在、被保険者から紙で提出された届書を事業主や社会保険労務士が電子申請する場合は、「住民票の写し」を別途郵送しなければならない手間が生じ、年金事務所における事務処理も煩雑になっています。
したがって、被保険者本人は、「住民票の写し」は提出していること、電子申請の利用促進するため、添付ファイル化をするものであって、その原本は、社会保険労務士に保管をしていただいているものです。
なお、紙で届出する場合は、事業主や社会保険労務士は、その届書や添付書類をそのまま年金事務所へ提出することとなるため、電子ファイル化の必要はありません。

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