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日本年金機構

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従業員を採用したときの手続き

160030-736-903-452 更新日:2017年1月11日 印刷する

1.手続内容

健康保険・厚生年金保険では、会社(事業所)単位で適用事業所となり、その事業所に常時使用される人(事業主のみの場合を含む)は、国籍や性別、賃金の額等に関係なく、すべて被保険者となります。(原則として、70歳以上の人は健康保険のみの加入となります。)

事業所が従業員を採用した場合等、新たに健康保険及び厚生年金保険に加入すべき者が生じた場合に、事業主が提出します。

※ 「常時使用される人」とは、雇用契約書の有無等とは関係なく、適用事業所で働き、労務の対価として給料や賃金を受けるという使用関係が常用的であることをいいます。事業主のみの場合を含みます。
※ 従業員が年金受給者であっても、加入要件を満たしている場合は届出をする必要があります。

2.手続時期・場所及び提出方法

事業主が「被保険者資格取得届」を日本年金機構へ提出します。

区分 内容
提出時期 事実発生から5日以内
提出先 郵送で事務センター(事業所の所在地を管轄する年金事務所)
提出方法 電子申請、郵送、窓口持参
※届出用紙によるほか、電子媒体
(MO、CD又はDVD)による提出が可能です。

3.申請及び届書様式・添付書類

届書等名称 記入例

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届(ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。PDF(PDF 226KB))(ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。EXCEL(エクセル 60KB))

ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届(エクセル 212KB)

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届(短時間労働者用)(ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。PDF(PDF 228KB))(ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。EXCEL(エクセル 61KB)
従業員501人以上の企業に勤務し週の所定労働時間が20時間以上など一定の条件を満たす「短時間労働者」の資格取得届についてはこちらをご利用ください。

添付書類

原則として必要ありませんが、以下の1.~3.に当てはまる場合は、それぞれの場合に応じて添付書類が必要となります。
 
1.「資格取得年月日」に記載された日付が、届書の受付年月日から60日以上遡る場合(組合健保、協会けんぽの被保険者共通)
(1)被保険者が法人の役員以外の場合
 賃金台帳の写し及び出勤簿の写し(事実発生日の確認ができるもの)
 
(2)被保険者が株式会社(特例有限会社を含む。)の役員の場合
 株主総会の議事録または役員変更登記の記載がある登記簿謄本の写し(事実発生日の確認ができるもの)
※ その他の法人の役員の場合はこれらに相当する書類
※ 電子申請により提出される場合、上記(1)、(2)の添付書類は、画像ファイル(PDF形式・JPEG形式)による添付データとして提出することができます。
 
2.60歳以上の方が、退職後1日の間もなく再雇用された場合(この場合は、同時に同日付の資格喪失届の提出が必要になります)
以下の(1)と(2)両方又は(3)
(1)就業規則、退職辞令の写し(退職日の確認ができるものに限る)
(2)雇用契約書の写し(継続して再雇用されたことが分かるものに限る)
(3)「退職日」及び「再雇用された日」に関する事業主の証明書(事業主印が押印されているものに限る)
 
※ 電子申請により提出される場合、上記(1)、(2)の添付書類は、画像ファイル(PDF形式・JPEG形式)による添付データとして提出することができます。
 
3.国民健康保険組合(以下「国保組合」という。)に引き続き加入し、一定の要件に該当する場合等(ただし、国保組合の理事長が認めた場合に限られており、事実発生日から14日以内に届出を行う必要があります)
健康保険被保険者適用除外承認申請書
 
(注)やむを得ない理由により14日以内に届出が出来なかった場合は、同時に当該やむを得ない理由を記載した理由書の添付が必要です。
なお、やむを得ない理由として認められるのは、以下の場合になりますので、具体的に記入をお願いします。
 
(1)天災地変、交通・通信関係の事故やスト等により適用除外の申請が困難と認められる場合
(2)事業主の入院や家族の看護など、適用除外の申請ができない特段の事情があると認められる場合
(3)法人登記の手続きに日数を要する場合
(4)国保組合理事長の証明を受けるための事務処理に日数を要する場合
(5)事業所が離島など交通が不便な地域にあるため、年金事務所に容易に行くことができない場合
(6)書類の郵送(搬送)に日数を要する場合
(7)その他、事業主の責によらない事由により適用除外の申請ができない事情があると認められる場合

4.資格取得時のご本人確認の徹底

(1)日本年金機構では、偽名による健康保険被保険者証の不正取得を防止するため、資格取得時の一層の適正化に努めることにしています。
 事業主の方には、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届(「船員保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を含む。)(以下「資格取得届」といいます)のご提出時に、被保険者となる方のご本人確認の徹底をお願いいたします。

※平成26年10月より取扱いを一部変更しました。

(2)新たに被保険者となる方を採用した場合は、事業主の方が、その方の氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号等を確認のうえ、資格取得届に記入して届け出ていただくことになっています。
 このため、資格取得届を提出する際には、以下の点を必ずご確認ください。

  • 基礎年金番号の記入をお願いします。
     日本に住所を有する20歳以上の方であれば、原則として基礎年金番号をお持ちですので、必ずご本人に確認してください。
  • 基礎年金番号を確認できない場合
     年金手帳の紛失等により基礎年金番号が確認できない場合は、ご本人確認のうえ、住民票上の住所をご確認いただき、資格取得届の被保険者住所欄に記入する住所が、郵便物の届く住所となる場合は、備考欄に住民票上の住所をご記入のうえ、資格取得届と併せて職歴等を記載した「年金手帳再交付申請書」をご提出ください。資格取得届を電子申請・電子媒体申請により手続きされる場合においても取扱いは同じです。
  • 20歳未満、外国籍の方
     基礎年金番号をお持ちでない方は、必ずご本人確認をしたうえで、資格取得届をご提出ください。(基礎年金番号をお持ちの方は基礎年金番号をご記入ください)。資格取得届を電子申請・電子媒体申請により手続きされる場合においても取扱いは同じです。
     なお、外国籍の方であって、初めて日本で就労するなど、基礎年金番号をお持ちでない正当な理由が確認できる場合は、必ずご本人確認をしたうえで、住民票上の住所をご確認いただき、資格取得届の被保険者住所欄に記入する住所が、郵便物の届く住所となる場合は、備考欄に住民票上の住所をご記入のうえ、資格取得届をご提出ください。

(3)資格取得届に基礎年金番号が未記入の場合は、ご記入いただいた住民票上の住所をもとに日本年金機構で住民基本台帳ネットワークシステムへ本人照会をし、確認します。確認できなかった場合は、資格取得届を一旦お返ししますので、未記入の方の氏名、生年月日、住所等を次の証明書等により確認し、ご本人確認を行ってください(確認書類のご提出は必要ありません)。

ご本人確認ができない場合は、健康保険被保険者証の交付が行えません。一旦お届けをお返しした場合、ご本人の確認と速やかな再提出について、事業主様のご理解とご協力をお願いします。
 本人確認に係る年金Q&A

5.留意事項

(1)資格取得届には、被保険者となる従業員の基礎年金番号を記入していただきますが、従業員から年金手帳を紛失等したとの申出があり、記入できない場合は、「年金手帳再交付申請書」(ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。PDF(PDF 80KB))(ダウンロードのリンク 新規ウインドウで開きます。EXCEL(エクセル 106KB))を提出してください。
 
(2)資格取得届の提出が必要な方について、届出が提出されていないことが後で分かった場合、
 (ア)遡って資格取得届を提出していただくとともに、
 (イ)事実が発生したときに遡って保険料をお支払いいただく

ことになります。

また、対象となる方が老齢厚生年金の受給者である場合、本人の1か月当たりの年金額と総報酬月額相当額※の合計額に応じて年金額の一部または全部が支払停止になることがありますが、この場合、本来支払停止が開始されるべき時点に遡って支払の停止が行われるため、既に支払われた年金を返納していただくこととなりますので、届出漏れがないよう十分ご注意いただきますようお願いいたします。

※ 事業所から支払われる給与および賞与の金額に基づいて決定される額
 
(3)退職後1日の間もなく再雇用される従業員の資格取得届を提出される場合、事務担当者(事業主)の方が、資格取得日において60歳以上※であることを確認のうえ、届出くださいますようお願いします。

※ 例えば、4月1日資格取得の場合は、4月2日以後、60歳の誕生日を迎える方が該当します。
※ 届出後、60歳以上の方でないことが判明した場合は、資格喪失及び取得ではなく、月額変更届の取扱いによることとなります。
 
(4)パートタイマー・アルバイト等を雇用した場合
パートタイマー・アルバイト等が被保険者の対象になるか否かの判断は、同じ事業所で同様の業務に従事する一般社員の所定労働時間および所定労働日数を基準に判断することとなります。
 
≪判断基準≫
次の(ア)及び(イ)が一般社員の4分の3以上である場合は、被保険者になります。
(ア)労働時間
1週の所定労働時間が一般社員の4分の3以上
(イ)労働日数
1月の所定労働日数が一般社員の4分の3以上

短時間労働者の資格取得基準

また、一般社員の所定労働時間および所定労働日数が4分の3未満であっても、下記の5要件を全て満たす方は、被保険者になります。

  1. 週の所定労働時間が20時間以上あること
  2. 雇用期間が1年以上見込まれること
  3. 賃金の月額が8.8万円以上であること
  4. 学生でないこと
  5. 常時501人以上の企業(特定適用事業所)に勤めていること

※被保険者資格取得基準(4分の3基準)の明確化
平成28年10月1日から、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格の取得基準が以下のとおり明確になりました。

従来の取り扱い(旧) 平成28年10月1日以降の取り扱い(新)
1日または1週の所定労働時間および1月の所定労働日数が常時雇用者のおおむね4分の3以上(この基準に該当しない場合であっても就労形態や勤務内容等から常用的使用関係にあると認められる場合は被保険者となります。) 1週の所定労働時間および1月の所定労働日数が常時雇用者の4分の3以上

※被保険者資格取得の経過措置
施行日(平成28年10月1日)において、新たな4分の3基準を満たしていない場合であっても、施行日前から被保険者である方は、施行日以降も引き続き同じ事業所に雇用されている間は、被保険者となりますので、「資格喪失届」の提出は必要ありません。
 
短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用拡大の概要等はこちらをご覧ください。

(5)外国人従業員の方を採用した場合は、資格取得届に併せて「ローマ字氏名届」をご提出ください。また、既に届出済みの外国人従業員の方についても申出書の提出につき、ご協力をお願いします。
なお、「ローマ字氏名届」は、資格取得届を電子申請により手続きされる場合に限り、資格取得届の電子添付書類として画像ファイル(PDF形式・JPEG形式)による提出ができます。

6.参考情報

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